Організація обліку грошових коштів, розрахунків та дебіторської заборгованості

Реферат на тему:

Організація обліку грошових коштів, розрахунків та дебіторської заборгованості

1. Організація обліку грошових коштів та розрахунків

Основними завданнями організації обліку грошових коштів є:

·        належний порядок приймання і видачі готівки, її зберігання та ведення касової книги:

·        своєчасне і правильне оформлення документів та відображення на рахунках бухгалтерського обліку операцій з руху грошових коштів;

·        контроль за дотриманням касової дисципліни:

·        проведення  інвентаризації грошових  коштів та відображення результатів інвентаризації на рахунках бухгалтерського обліку

1.1. Документування операцій з руху грошових коштів

Операції з руху грошових коштів відображають у документах, що наведені в таблиці 1.

Таблиця 1

Документування руху грошових коштів

Форма до-кумента	Первинні Документи	Призначення документа
1	2	3
КО-1	Прибутковий касо­вим ордер (ГІКО)	Оформлюють надходження готівки в ка­су
КО-2	Видатковий касовий ордер(ВКО)	Оформлюють видачу готівки з каси
КО-3	Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів	Для реєстру в бухгалтерії ПКО, ВКО чи документів, що їх замінюють
КО-4	Касова книга	Для обліку касиром операцій з готівкою
КО-5	Книга обліку прийнятих і виданих касиром грошей	Для обліку руху кошті» у касі
-	Грошовий чек	Для отримання готівки з рахунку в банку
-	Оголошення про внесок готівки	Для внесення готівки на рахунок у банку
-	Супровідна відо- мість до сумки з грошовою виручкою	Використовують при здачі готівки інкасатору
ФКЧ-1	Фіскальний касовий чек па товари (послуги)	Розрахунковий документ, який надрукував реєстратор розрахун-кових  операцій при розрахунках за продані товари (надані послуги)
ФКЧ-2	Фіскальний касовий чек видачі коштів	Розрахунковий документ, який надрукував реєстратор розрахун-кових  операцій при проведенні розрахунків у разі видачі коштів покупцеві при поверненні товару. прийнятті цінностей під заставу, виплаті виграшів у державши лотереї та в інших випадках
РК-1	Розрахункова Квитанція	Використовують при реєстрації розрахунків за продані товари (надані послуги) або при видачі коштів покупцеві у разі повернення товару, прийняття цінностей під заставу та в інших випадках
П-53	Платіжна відомість	Виплата грошових коштів з каси кільком Особам
П-49	Розрахунково- платіжна відомість	Розрахунок виплат із заробітної плати та п виплата з каси
-	Платіжне доручення	Письмове доручення банку, який обслуговує підприємство, на   перерахування певної суми коштів з поточного рахунку в банку на рахунок постачальника
-	Гарантійне доручення	Використовують для перераху-вання коштів одержувачу, який не має рахунку установі банку або якщо розрахунки безпосередньо з ним платіжними дорученнями неможливі, у разі проведення рахунків через послуги «Укрпошти»
-	Платіжна вимога-доручення	Виписує  постачальник  і  надсилають  з розрахунковими та відвантажувальними документами в банк платника (або безпо­середньо платнику) з вимогою сплатити
-	Банківська платіжна картка (БПК)	Пластиковий ідентифікований засіб, за допомогою якого одержувачу БПК надають можливість здійснювати операції сплати за товари, послуги и отримати готові кошти
-	Виписка банку	Видає банк підприємству, документ  відображає рух грошових коштів на поточному рахунку підприємства

1.2. Організація роботи в касі

Для здійснення касових операцій (розрахунків готівкою) на підприємстві створюють касу - спеціально обладнане приміщення, де обов'язково є сейф. Приміщення каси повинно бути ізольоване, двері в касу під час здійснення операцій мають замикатися зсереди­ни. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи, заборонено.

Дублікати ключів від каси в пакетах або скриньках, які опеча­тав касир, зберігаються у керівника підприємства.

Керівник підприємства зобов'язаний забезпечити зберігання грошових коштів при їх транспортуванні, обладнати касу та забез­печити в ній ефективне зберігання грошей.

Операції з приймання та видачі готівки здійснює касир, який є матеріально відповідальною особою, котра завідує касою, видачею і прийманням грошей та цінних паперів на підприємстві. З ним обов'язково має бути укладений договір про повну матеріальну від­повідальність.

Для полегшення роботи касира і забезпечення своєчасності ви­конання ним обов'язків на підприємстві складають графік роботи касира, який затверджує керівник (табл. 2).

Таблиця 10.2

Індивідуальний графік роботи касира

Вид роботи	Термін виконання
Приймання та видача готівки за оформленими прибутковими і  видатковими  касовими  ордерами	Щоденно з 8-30 до 12-00
Запис прибуткових і видаткових касових ордерів до касової книги	Відразу ж після   кожної касової опе-рації
Проведення операцій у банку (отримання грошей за чеками, здача   касових надходжень, отримання виписок з рахунків у банку, здача платіжних доручень та інших документів, якими оформляють операції за рахунками підприємства в банку тощо)	Щоденно з 13-00 до 15-00
Здача бухгалтерові розрахункового    відділу отриманих у банку виписок і документів	Відразу ж після    повернення з банку
Оформлення прибутковими та видатковими касовими ордерами (через бухгалтера розрахункового відділу) операцій з отримання грошей за чеками і здачі готівки у банк, запис ордерів до касової книги	Відразу ж після    повернення з банку
Складання списків депонентів із   заробітної	До 10-00 четвертого дня
плати і передача їх бухгалтерові розрахункового відділу	після початку вип.-лати заробітної пла-ти
Складання звіту касира і передача його бухгалтерові розрахункового відділу	Щоденно о 16-30

Для регулювання обсягу готівки в касі підприємства Інструкцією НБУ № 4 «Про організацію роботи по готівковому обігу установами банків України» передбачено, що для кожного підприємства банки за погодженням з підприємствами, виходячи з розрахунку щоденного надходження або витрачання готівки з урахуванням режиму та специ­фіки роботи підприємства, його віддаленості від установи банку, роз­міру касових оборотів, встановлених термінів та порядку здачі касової виручки встановлюють ліміт залишку готівки в касі.

Якщо підприємству ліміт каси взагалі не встановлено, то всю готівку, яка є в касі на кінець дня, необхідно здавати в банк (незалежно від причини відсутності ліміту), інакше вона буде визнана понадлімітною.

Підприємства з невеликим оборотом (не більше 10-ти неоподат­ковуваних мінімумів за п'ять днів) здають виручку не частіше одно­го разу на п'ять днів.

Для того, щоб встановити ліміт залишку готівки в касі, всі під­приємства незалежно від форм власності та виду діяльності до по­чатку прогнозованого періоду (кварталу), в терміни, які встанов­люють   установи   банків,   подають   до   установи   банку   заявку-розрахунок.

Відповідальність за невстановлення лімітів залишку готівки в касах підприємств незалежно від форм власності покладають на установи банків.

Окрім готівки, у касі підприємства можна зберігати цінні папе­ри, грошові документи та бланки суворої звітності.

У випадку раптової відсутності касира на роботі (через хворобу тощо) цінності, що є у нього в підзвіті, негайно перераховує інший касир, якому їх передають у присутності керівника і головного бух­галтера підприємства або в присутності комісії, яку призначив кері­вник підприємства, про що складають відповідний акт.

Розрахунки готівкою підприємства всіх форм власності, а також приватні підприємці мають проводити з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів, касового й товарного чеків, квитан­цій, договорів купівлі-продажу, актів закупівлі, виконання робіт (надання послуг) чи інших документів, що засвідчують факт купівлі товару, виконання робіт, надання послуг.

Для забезпечення дотримання вимог видачі готівки з каси під­приємства доцільно розробити робочі інструкції текстової форми щодо оформлення видачі готівки з каси видатковим касовим орде­ром.

Гроші за касовими ордерами приймають і видають тільки в день їх оформлення. При завершенні операцій касир зобов'язаний підписати всі прибуткові та видаткові касові ордери, а ті документи, що до них додають, - погасити штампом або написом: на прибутко­вих документах - «отримано», на видаткових - «оплачено», вказав­ши дату.

Оплату праці, виплату допомог у зв'язку з тимчасовою непра­цездатністю, стипендій, премій тощо проводить касир за платіжними або розрахунково-платіжними відомостями,  без складання видаткового касового ордера на кожного одержувача.

Здачу виручки інкасатору оформляють супровідною відомістю, яку складають у трьох примірниках через копіювальний папір: пер­ший примірник (супровідну відомість) вкладають до інкасаторської сумки, другий (накладну) - віддають інкасатору при отриманні ним сумки, третій (копія супровідної відомості) - залишається в касі підприємства (інкасатор на ньому ставить підпис та відповідний штамп) і служить підставою для списання коштів з касира, який підтверджує здачу грошей до каси банку. На зворотному боці пер­шого і другого примірників вказаних документів матеріально відпо­відальні особи заповнюють покупюрний опис грошей, що здають.

Готівку в банку отримують касир або інша уповноважена особа на підставі грошового чеку. Для цього на підставі заявки в банку одержують чекову книжку.

Вагомим джерелом надходження коштів у касу підприємства є виручка, отримана від реалізації товарів, продукції, робіт або по­слуг. Для її приймання можна використовувати електронний конт­рольно-касовий апарат (ЕККА) або товарно-касову книгу (ТКК).

Касир зобов'язаний приділяти особливу увагу належному запов­ненню касових документів. При цьому заборонено приймати до ви­конання первинні документи на операції, що суперечать законодав­чим і нормативним актам, встановленому порядку приймання, збе­рігання і витрачання коштів, а також ті, які порушують договірну, фінансову дисципліну, завдають збитків державі, власникам, іншим юридичним та фізичним особам. Якщо хоча б одна з вимог щодо заповнення касових документів не виконана, касир зобов'язаний повернути документи до бухгалтерії для належного їх оформлення. Прибуткові та видаткові касові ордери чи документи, що їх за­мінюють, до передачі в касу реєструє бухгалтерія в журналі реєст­рації прибуткових та видаткових касових ордерів.

Усі факти надходження і вибуття готівки на підприємстві відо­бражають у касовій книзі.

Касова книга - обліковий регістр, призначений для обліку касо­вих операцій касиром підприємства. В ній у хронологічній послідов­ності відображають витрачання і надходження готівки, що дає змо­гу контролювати рух коштів підприємства.

Записи в касовій книзі здійснює касир одразу ж після отриман­ня або видачі грошей за кожним ордером або за документами, що його замінюють.

Підприємства, які використовують іноземну валюту, ведуть окремі касові книги за кожним видом валюти.

У кінці кожного робочого дня касир підбиває підсумки опера­цій за день, визначає залишок готівки у касі на наступне число і складає звіт касира.

Звіт касира - це документ, що є відривним аркушем касової книги з доданими прибутковими та видатковими касовими ордера­ми, які касир передає до бухгалтерії.

1.3. Організація обліку грошових коштів на рахунках у банку

 

Рис. 1. Форми здійснення безготівкових розрахунків в Україні.

Підприємство має право відкривати поточні та депозитні рахун­ки як у національній, так і в іноземній валюті.

Поточний рахунок відкривають в установі банку для зберігання грошових коштів та проведення операцій за розрахунками. Підпри­ємство має право відкривати необмежену кількість рахунків за своїм вибором і згодою банків. Проте у випадку відкриття двох і біль­ше поточних рахунків у національній валюті власник рахунку по­винен визначити, який із них основний.

В Україні використовують такі форми безготівкових розрахун­ків (рис. 2).

Розглянемо послідовність операцій при кожній формі безготів­кового розрахунку.

1)  з використанням платіжних доручень

1

Рис. 2. Схема послідовності операцій при використанні платіжних доручень.

Пояснення схеми:

1 – постачальник відвантажує продукцію (виконує роботи, послуги); 2 - постачальник виставляє рахунок-фактуру  за продукцію; 3 - покупець, подає до банку, що його обслуговує, платіжне доручення; 4 - банк покупця списує з його рахунку кошти; 5 - банк покупця сповіщає його про спи­сання коштів з рахунку: 6 - банк покупця передає електронним зв’язком або надсилає платіжне доручення на відповідну суму до банку постачальника; 7 - банк постачальника (отримувача коштів) зараховує кошти на рахунок постачальника; 8 - банк постачальника сповіщає постачальника (власника рахунку) про надхо­дження коштів на рахунок випискою з розрахункового рахунку.

2) з використанням платіжних вимог-доручень

Рис. 3. Схема послідовності операцій при використанні

платіжних вимог-доручень.

Пояснення схеми:

1 - постачальник відвантажує продукцію покупцеві; 2 - разом із до­кументами на відвантажену продукцію постачальник передає платіжну вимогу - доручення на оплату; 3 - покупець, заповнивши другу частину документа, передає його в банк, який його обслуговує, для переказу кош­тів: 4 - банк покупця (платника коштів) списує з рахунку покупця кошти; 5 - банк покупця сповіщає випискою покупця-власника рахунку про спи­сання коштів з його розрахункового рахунку: 6 - банк покупця спрямовує в банк постачальника платіжну вимогу доручення; 7 - банк постачальника зараховує кошти на рахунок постачальника (отримувача коштів); 8 - банк постачальника сповіщає постачальника (власника рахунку) про надхо­дження коштів на рахунок (випискою з розрахункового рахунку)

 3) з використанням чеків

Рис. 4. Схема послідовності операцій при використанні чеків.

Пояснення до схеми:

1 - постачальник передає попар покупцеві; 2 - покупець передає чек постачальнику: З - постачальник передає чек у свій банк; 4 - банк поста­чальника спрямовує чек для оплати у банк покупця: 5 - банк платника списує кошти з рахунку покупця товару: 6 - банк платника повідомляє платника про списання коштів; 7 - банк платника переказує банку поста­чальника відповідні кошти; (S - банк постачальника зараховує кошти на рахунок постачальника: 9 - банк постачальника повідомляє постачальника про зарахування коштів на його рахунок і розрахункового рахунку.

4)    
Розрахунки акредитивами

Рис. 5. Схема послідовності операцій за допомогою акредитивів

за допомогою акредитивів.

Пояснення до схеми:

1 - покупець доручає банку, що його обслуговує, відкрити акредитив; 2 - банк покупця відкриває акредитив: 3 - банк покупця сповіщає покупця про відкриття акредитива: 4 - банк покупця повідомляє банк постачальни­ка про відкрити акредитива постачальника на конкретну суму; 5 - банк пос­тачальника сповіщає постачальника про відкриття акредитива; 6 - відван­таження товару; 7 - покупець повідомляє банк про виконання умови акре­дитива, тобто дає наказ на розкриття акредитива; 8 - банк покупця перека­зує банку постачальника суму коштів з акредитива; 9 - банк постачальника зараховує кошти на рахунок постачальника; 10 - банк постачальника по­відомляє про це свого клієнта.

5)    
розрахунки векселями;

а) простий вексельний обіг

Рис. 6. Схема послідовності операцій за простого векселя.

Пояснення до схеми:

1 - векселедавець (покупець) передає вексель; 2 - власник векселя (ремітент) пред'являє вексель до акцепту: З - векселедавець погашає век­сель і передає його ремітенту; 4 - власник векселя (ремітент) вручає пога­шений вексель векселедавцеві;

б) переказний вексельний обіг

Рис. 7. Схема послідовності операцій зa переказного векселя.

Пояснення до схеми:

1 - підприємство А трасирує переказний вексель на користь банку з метою погашення кредиту; 2 - банк надає підприємству суму кредиту; 3 - підприємство А відвантажило товар підприємству В; 4 - банк пред'являє підприємству В вексель для акцепту: 5 - трасат сплачує банку гроші (бан­ку) за векселем (платіжним дорученням).

2. Організація обліку дебіторської заборгованості

2.1. Завдання та передумови організації дебіторської заборгованості

Створення великих обсягів дебіторської заборгованості знижує платоспроможність підприємства. Для проведення розрахунків за зобов'язаннями підприємству доводиться перетворювати високоліквідні активи па грошові кошти, у протилежному випадку йому за­грожує банкрутство.

Основними завданнями організації обліку дебіторської заборго­ваності є:

·        вибір оптимальних для підприємства критеріїв класифікації де­біторської заборгованості;

·        вибір методу визначення резерву сумнівних боргів;

·        розробка графіка документообігу для документів, що підтверд­жують виникнення дебіторської заборгованості, та доведення цієї інформації до виконавців;

·        достовірне відображення дебіторської заборгованості у реєстрах і звітності.

Основною передумовою достовірного відображення дебіторської заборгованості в обліку є правильна її класифікація (рис. 7).

Рис. 7. Класифікація дебіторської заборгованості.

Залежно від виду дебіторської заборгованості її оцінюють по-різному.

Довготермінову дебіторську заборгованість оцінюють за дисконтованою вартістю майбутніх платежів, яких очікують для пога­шення цієї заборгованості. Порядок дисконтування необхідно своє­часно довести до облікових працівників, до обов'язків яких вхо­дить облік розрахунків з дебіторами.

Заборгованість за фінансовою орендою відображають у балансі орендодавця в сумі чистих інвестицій в оренду. Поточну дебіторсь­ку заборгованість оцінюють у фактичній сумі на дату її виникнення.

Крім того, при оцінці товарної дебіторської заборгованості чинним законодавством передбачені певні особливості. Відповідно до принципу обачності, в момент визначення доходу від реалізації підприємство має визначити можливі втрати від неповернення час­тини боргів покупцями. Тобто, за сумнівною заборгованістю з ме­тою відображення реальної картини фінансового стану підприємст­ва створюють резерв сумнівних бортів, таким чином слід організу­вати відображення поточної дебіторської заборгованості за продук­цію, товари, роботи, послуги в підсумку балансу за чистою реалізаційною вартістю.

Величину сумнівних боргів можна визначати:

·        виходячи з платоспроможності окремих дебіторів;

·        на підставі класифікації дебіторської заборгованості за періодами її виникнення з урахуванням досвіду минулих років щодо платоспроможності дебіторів.

Різниця у способах полягає лише в тому, які суми дебіторської заборгованості беруть участь у розрахунку, і як визначають коефі­цієнт сумнівності.

Перший спосіб - метод умовною визначення резерву сумнівних боргів. При визначенні величини резерву сумнівних боргів, виходячи з платоспроможності окремих дебіторів, підприємство на дату складання фінансової звітності повинно вивчити платоспромож­ність за кожним дебітором і вивести за ними індивідуальний коефі­цієнт сумнівності, за яким потім визначають суму резерву за даною заборгованістю. Сума резервів за кожним дебітором становитиме загальну суму резерву сумнівних боргів у підприємстві.

При застосуванні даного способу визначення коефіцієнта сум­нівності досить суб'єктивне, оскільки платоспроможність будь-якого дебітора можна визначити тільки приблизно. При цьому ступінь точності результату залежить від наявності достовірної інфор­мації про дебіторів і від кваліфікації експерта.

За допомогою другого способу резерв розраховують па підставі класифікації поточної дебіторської заборгованості за термінами не­сплати й аналізу фактичного непогашений за попередні звітні пері­оди.

Дебіторську заборгованість за продукцію, товари, роботи, по­слуги класифікують, групуючи дебіторську заборгованість за термі­нами її непогашення із встановленням коефіцієнта сумнівності для кожної групи.

Таким чином, чим більше дебітор прострочив оплату за продук­цію, тим більше \ підприємства сумнівів щодо оплати цих сум. Ко­ефіцієнт сумнівності, як правило, зростає із збільшенням термінів непогашений дебіторської заборгованості.

Коефіцієнт сумнівності встановлює підприємство, виходячи з фактичної суми безнадійної дебіторської заборгованості за продук­цію за попередні звітні періоди.

Виключення безнадійної дебіторської заборгованості за товари, роботи, послуги з активів здійснюють з одночасним зменшенням величини резерву сумнівних боргів. При недостатності суми нара­хованого резерву сумнівних боргів безнадійну дебіторську заборгованість за продукцію, товари, роботи, послуги списують з активів на інші операційні виграти.

Організовуючи облік і контроль за дебіторською заборгованіс­тю, необхідно передбачити:

·        підвищення конкурентоспроможності продукції на ринку за до­помогою відстрочення платежів;

·        сприяння зростанню обсягу продажів шляхом надання комер­ційного кредиту;

·        розрахунок прогнозного розміру резерву сумнівних боргів;

·        падання рекомендацій щодо зменшення кількості фактично або потенційно неплатоспроможних покупців.

2.2. Документування дебіторської заборгованості

Основні первинні документи з виникнення та погашення забор­гованості покупців відображені в таблиці 3.

Таблиця 3

Документування розрахунків з дебіторами

Види розрахунків		Документи
Розрахунки з покупцями і замовниками		Накладні рахунки-фактури, рахунки, акти прийнятих робіт, послуг, податкові накладні, товарно-транспортні накладні (ТМ-1), товарні накладні, вексель, комерційні документи (рахунки-фактури-invoice), транс-портні накладні (CMR - залізнична накладна, авіанакладна, коносамент, товарно-транспортна накладна, пакувальні листи), платіжні документи на перерахування сум митних платежів та інших податків на рахунки митних установ, розрахунки бухгалтерії про наявність курсових різниць
Розрахунки за виданими авансами		Платіжні доручення, в яких є посилання на укладений договір
Розрахунки з підзвітними особами		Розпорядження керівника про направлення працівника у відрядження. Список осіб, які мають право отримувати гроші під звіт на господарські потреби, затверджений наказом керівника. Авансовий звіт про витрачені суми та додані виправдовуючі документи: акт закупівлі, акти на списання представницьких витрату межах передбачених. норм з доданням відповідних документів на оплату рахунків ресторанів, кафе, готелів тощо. чеки, квитанції, рахунки магазинів. готелів, залізничні, авіаційні та інші проїзні квит­ки
Розрахунки за нарахованими доходами		Розрахунки бухгалтерії ПКО виписки банку
Розрахунки за претензіями		Претензії. акти приймання вантажу, рішення судових органів (арбітражу), письмові згоди постачальників на пред'явлені претензії, виписки установ банку на суми, що надійшли в порядку задоволення претензій
Розрахунки за відшкодування завданих збитків		Протокол засідання інвентаризаційної комісії, наказ керівника
Розрахунки за позиками чле- нам кредитних спілок	Договір між членами кредитних спілок. ПКО, виписки Банку, ВКО, платіжне доручення
Розрахунки з іншими дебіто- рами	Авізо про оприбуткування майна учасником, який веде спільні справи, або первинний документ про отримання майна (копія накладної, квитанція до прибуткового ордера тощо)

Усі розрахунки, які здійснюють на підставі укладених догово­рів, належать до розрахунків з комерційних операцій (угод). Крім таких операцій, здійснюють некомерційні операції без укладання договорів, на які не поширюється дія термінів позовної давності.

Документування розрахунків за претензіями

При прийманні ТМЦ їх перевіряють за кількістю та якістю, в результаті чого можуть бути виявлені недостача, пересортиця, неналежна якість товарів або їх некомплектність чи відсутність су­провідних документів постачальника тощо.

У таких випадках підприємство, права якого порушені, зверта­ється до порушника з письмовою претензією-вимогою щодо добро­вільного усунення порушень законодавства, котру підписує керівник і надсилають адресату рекомендованим листом або вручають під розписку.

Претензії пред'являють:

·        постачальникам, підрядникам і транспортним організаціям за виявленими при перевірці рахунками (після акцепту останніх), при невідповідності цін і товарів, обумовлених договором або передбачених прейскурантом, а також при виявленні арифметич­них помилок;

·        постачальникам, підрядникам, покупцям за санкціями (штрафами, пенею, неустойками), визнаними платниками або присудже­ними арбітражним судом за недотримання довготермінових зобов'язань;

·        постачальникам, транспортним організаціям за недостачу ван­тажу в дорозі понад норму природного убування;

·        установам банків за сумами, помилково списаними (перерахо­ваними) з рахунків підприємства (поточного, валютного) поста­чальників товарів за виявлення невідповідності якості стандар­там, технічним умовам.

До претензії повинні бути додані всі документи, необхідні для її розгляду.

Підприємство, до якого надсилають претензію, повинно її розглянути у встановлені терміни і надіслати відповідь.

У випадку безпідставної повної або часткової відмови постача­льника, а також залишеної без відповіді претензії підприємства готують матеріали для пред'явлення позову.

Позовну заяву подають до арбітражного суду в письмовій формі, підписує цю заяву керівник підприємства.

Документування розрахунків з підзвітними особами

Працівників підприємства у відрядження посилає керівник підприємства, оформляючи наказ, в якому зазначено: пункт призначення, назву підприємства або організації, куди відправляють працівника, термін і мету відрядження. Наказ про направлення праців­ника у відрядження є підставою для видачі йому відповідного по­свідчення про відрядження.

Посвідчення про відрядження - це документ, що видають пра­цівникові підприємства на підставі наказу (розпорядження) керів­ника для виконання службового доручення поза постійним місцем роботи, тобто у відрядженні.

Важливими документами при відрядженні за кордон є запро­шення приймаючої сторони: укладений контракт; інші документи, що засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документи, що засвідчують участь відрядженої особи у переговорах, конференціях чи симпозіумах, тематика яких збігається з основною діяльністю підприємства.

На підприємстві необхідно вести спеціальні журнали обліку працівників, які вибувають у відрядження, і працівників, які прибу­вають з відрядження.

На підставі розпорядження керівника підзвітним особам вида­ють готівку, то оформляють видатковим касовим ордером. У пос­відченні про відрядження роблять помітку про суму виданого авансу. Список осіб, які мають право отримувати гроші під звіт на гос­подарські погреби, затверджує наказом керівник.

Працівники, які одержали готівку під звіт, після повернення з відрядження зобов'язані у встановлені терміни подати до бухгалте­рії підприємства авансовий звіт про витрачені суми, до якого мають бути додані всі виправдовуючі документи: акт закупівлі, акти на списання представницьких витрат у межах передбачених норм з до­данням відповідних документів на оплату рахунків ресторанів, ка­фе, готелів тощо, чеки, квитанції, рахунки магазинів, залізничні, авіаційні та інші проїзні квитки. Обов'язковими реквізитами авансового звіту є резолюція керівника підприємства чи особи, яку він уповноважив, про затвердження вказаної суми витрат та його підпис.

Після складання авансового звіту визначають різницю між сумою отриманого авансу і фактичними втратами. Якщо різниця по­зитивна, то це сума невикористаного авансу, а якщо від'ємна — то працівник витратив частину власних грошових коштів, тобто пере­витратив авансову суму, і її необхідно йому відшкодувати з каси підприємства.

Якщо підзвітна особа не надала звіти та необхідні виправдову­ючі документи у встановлені терміни або не повернула в касу зали­шки невикористаних сум авансів, бухгалтерія має право утримати таку заборгованість з нарахованої заробітної плати в порядку, встановленому чинним законодавством. Це положення застосовують лише щодо сум авансів, виданих у національній валюті України на господарські потреби чи витрати на відрядження.

До обліку приймають авансові звіти, що перевірені арифметич­но, за змістом і їх затвердив керівник підприємства. Бухгалтер об­робляє авансовий звіт, проставляючи на документах і на звіті корес­пондуючі рахунки, що відповідають призначенню авансу.

Документування розрахунків і іншими дебіторами

При розрахунках за виданими авансами під поставку матеріа­льних цінностей або під виконання робіт, а також з оплати продук­ції та робіт, прийнятих замовником за частковою готовністю, вико­ристовують платіжні документи, договори тощо.

При обліку розрахунків за відшкодуванням підприємству зав­даних збитків в результаті недостач і втрат від псування цінностей.

недостач і розкрадання грошових коштів, якщо винуватця виявлено, використовують наступні документи:

·        інвентаризаційний опис або інвентаризаційний акт (залежно від об'єкта перевірки);

·        порівняльну відомість;

·        договір про повну матеріальну відповідальність;

·        розрахунково-платіжну відомість;

·        прибутковий касовий ордер тощо.

Позику працівникові підприємство видає, якщо це передбачено статутом або іншим аналогічним документом підприємства та за наявності оформлених належним чином документів, і оформляють договором у письмовій формі. Обов'язковими елементами договору повинні бути: предмет договору, розмір та порядок видачі позики, термін, на який її видають, порядок погашення, відповідальність та юридичні реквізити сторін.

Стосунки між учасниками спільної діяльності регулюються до­говором; оприбуткування членських внесків фіксують у відповід­них документах - прибуткових касових ордерах, виписці банку; по­вернення коштів у разі виходу учасника зі спілки - у видаткових касових ордерах, платіжному дорученні.

Відповідно до цивільного законодавства спільну діяльність без створення юридичної особи здійснюють .на підставі договору між її учасниками. За договором про спільну діяльність сторони (учасни­ки) зобов'язуються шляхом об'єднання майна та зусиль спільно дія­ти для досягнення загальної господарської або іншої мети, що не суперечить чинному законодавству.

Підтвердженням отримання внесків за спільною діяльністю для учасників є авізо про оприбуткування майна учасником, який веде спільні справи, або первинний документ про отримання майна (ко­пія накладної, квитанція до прибуткового ордеру тощо).

3. Відображення коштів та розрахунків у регістрах обліку й звітності

На етапі поточного обліку грошових коштів та розрахунків їх записують за методом двоїстості в системі рахунків у регістрах облі­ку, після чого облікову інформацію узагальнюють і складають звіт­ність (табл. 4).

Таблиця 4

Відображення операцій з грошовими коштами та розрахунками в регістрах обліку й звітності

Групи активів	Регістри обліку	Номер рядка в Балансі (ф. № 1)	Номер рядка в Примітках до фінансової звіт­ності (ф. № 5)
Каса	Журнал 1, відомість 1	230,240	640
Рахунки в банках			650,660
Інші рахунки			670,680
Короткотермінові векселі (примані	Журнал 3  (1 розділ) відомість 3.1	150	-
Розрахунки з покупцями та замов­никами	Журнал 3 (1 розділ) відомість 3.1	161	940
Розрахунки з різними дебіторами	Журнал 3 (1 розділ) ві­домість 3.2	107-210	950, 970
Резерв сумнівних боргів	Журнал 3 (1 розділ)	162	-