Бухгалтерський облік на підприємствах малого бізнесу(конспект лекцій)

Тема 4:Організація обліку на малих підприємствах за журнальною формою

1. Сутність журнальної форми обліку.

2. Порядок записів операцій до журналів.

3. Особливості ведення Головної книги

1. Сутність журнальної форми обліку.

Основними обліковими регістрами журнальної форми є журнали. Це комбіновані регістри синтетичного, а в багатьох випадках і аналітичного обліку. В них поєднано хронологічний і систематичний облік. Журнали побудовані за кредитовою ознакою: всі господарські операції відображають за кредитом даного синтетичного рахунка і дебетом кореспондуючих з ним рахунків.

За зовнішнім виглядом журнали являють собою окремі аркуші-регістри багатографної форми, призначені для кредитових записів того балансового рахунка, операції по якому облічуються в даному журналі. В окремих графах журналу вказані рахунки, які кореспондують з кредитом даного рахунка. Формат цих регістрів, розміщених граф і порядок записів залежать від особливостей операцій, що в них обліковуються. В усіх регістрах завчасно надрукована типова кореспонденція рахунків. Кожному журналу присвоюють постійний номер. У журналі може вміщуватися від двох до декількох однорідних синтетичних рахунків. Це дає змогу зосередити облік за всіма синтетичними рахунками лише в незначній кількості журналів. Схематично форму журналу показано в таблиці 4.1.

Таблиця 4.1 – Журнал № __ з кредиту рахунка № __ у дебет рахунків

Дата	Підстава для запису (найменування і № документа)	В дебет рахунків				Разом по кредиту
		№__	№__	№__	№__

До журналів відкриваються окремі відомості за дебетом рахунків, відомості аналітичного обліку до рахунків даного журналу. Вони забезпечують повну відповідність цих регістрів змісту форм фінансової звітності та посилення контролю за важливішими активами і зобов’язаннями (коштами, кредитами, товарами), формуванням доходів підприємства. Разом з тим уважний аналіз змісту журналів та відомостей переконує, що вони є самодостатніми для ведення фінансового обліку. Але з позицій управлінського обліку інформації, що міститься в цих реєстрах, недостатньо. Тому поряд із застосуванням журналів та відомостей аналітичного обліку, використовуються традиційні регістри, в яких здійснюється облік окремих об’єктів.

Отже, при журнальній формі бухгалтерського обліку будова облікових регістрів забезпечує поточний запис господарських операцій за шаховим принципом.

Застосування журналів по групі взаємопов’язаних рахунків робить записи більш наочними, сприяє скороченню обсягу облікової роботи, полегшує складання звітності. У зв’язку з використанням здебільшого журналів для облікових записів по групі взаємопов’язаних рахунків загальна кількість журналів значно менша за кількість синтетичних рахунків, передбачених планом рахунків. Звідси, особливістю журнальної форми обліку є поєднання в одному журналі кількох взаємопов’язаних синтетичних рахунків з метою забезпечення наочності, скорочення обсягу облікової роботи та полегшення складання звітності.

2. Порядок записів операцій до журналів.

Записи в журнали здійснюються в хронологічному порядку безпосередньо на підставі перевірених документів в міру їх надходження і опрацювання. При значній кількості однорідних документів по операціях, їх дані попередньо групують у допоміжних відомостях, місячні підсумки яких переносять потім у відповідні журнали. На кожному документі вказують номер журналу і порядковий номер запису. Відпрацьовані документи зберігають у окремих папках і підшивають в порядку послідовності зроблених записів у журналі, що забезпечує можливість швидкого знаходження потрібного документа. Наприкінці місяця за кожним журналом підбивають підсумки зроблених записів. Загальний підсумок за кредитом рахунка в журналі порівнюють з підсумками кореспондуючих за дебетом рахунків. Це забезпечує перевірку правильності облікових записів без складання оборотних відомостей. Оборотні відомості складаються тільки за тими рахунками, за якими ведуть картки (книги) аналітичного облік.

Після закінчення місяця журнали і допоміжні відомості до них підписуються працівниками бухгалтерії, що складали їх, і головним бухгалтером. Місячні обороти журналів-ордерів переносять у Головну книгу, про що роблять відповідні позначки.

В цілому, записи у регістрах журнальної форми обліку здійснюються у чіткій послідовності від первинних документів  до Головної книги (рисунок 4.1).

Однією із суттєвих переваг журнальної форми обліку перед іншими формами є пристосованість облікових регістрів для складання звітності. Для цього в журналах завчасно передбачають перелік показників звітності, за якими і здійснюється поточний облік.

 

Рисунок 4.1 - Схема запису операцій за журнально-ордерною формою

Журнальна форма бухгалтерського обліку ґрунтується на методичних рекомендаціях щодо застосування регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 29 грудня 2000 р. № 356 [12]. Ці методичні рекомендації передбачають застосування регістрів бухгалтерського обліку, наведених у таблиці 4.2.

Як свідчать дані таблиці 4.2 журнальна форма бухгалтерського обліку включає 7 журналів; 3 дебетові відомості; 13 відомостей аналітичного обліку, Головну книгу, різні реєстри, довідки та листки-розшифровки.

3. Особливості ведення Головної книги

Наприкінці місяця по кожному журналу підводять підсумки зроблених записів, які обов’язково звіряють з документами, що послужили підставою для записів. Загальний підсумок по кредиту рахунка в журналі порівнюють з підсумками кореспондуючих по дебету рахунків. Це забезпечує перевірку правильності облікових записів без складання оборотних відомостей. Оборотні відомості складають тільки по тих рахунках, по яких ведуть картки (книги) аналітичного обліку.

Після закінчення місяця журнали і допоміжні відомості до них підписуються працівниками бухгалтерії, що складали їх, і головним бухгалтером. Місячні обороти журналів переносять у Головну книгу, про що роблять відповідні позначки.

Головна книга є узагальнюючим регістром. Її відкривають на рік. На кожний синтетичний рахунок в книзі відводять окремий розворот, а для запису місячних оборотів журналів – окремий рядок. Рахунки відкривають в послідовності зростання їх кодів, що полегшує їх пошук. Будова Головної книги при журнальній формі обліку наведена у таблиці 4.3.

Головна книга призначена для щомісячного узагальнення даних поточного обліку журналів, перевірки правильності облікових записів і складання балансу. В ній забезпечується відображення по всіх синтетичних рахунках залишків на початок місяця, оборотів за дебетом і кредитом, а також залишків на кінець місяця.

На початку року в Головну книгу вносять залишки за рахунками на початок року, а потім щомісяця переносять обороти із журналів. При цьому кредитові обороти переносять загальним підсумком (оскільки розгорнуто за кореспондуючими рахунками вони відображаються у журналі), а дебетові обороти записують окремими сумами із різних журналів (щоб показати кореспонденцію дебетового обороту). Таким чином, журнали і Головна книга взаємно доповнюють одне одного і дають розгорнуту кореспонденцію по дебету і кредиту кожного синтетичного рахунка.

Записи в Головну книгу здійснюють у такій послідовності: спочатку відображають суму кредитового обороту за рахунком, а потім розносять за кореспондуючими рахунками суми дебетових оборотів.

Із журналів, які об’єднують декілька синтетичних рахунків, розноску оборотів у Головну книгу роблять окремо за кожним із них. В Головній книзі можна відвести окремі сторінки не лише за синтетичними рахунками, а і за субрахунками. Це підприємство вирішує самостійно.

Таблиця 4.2 – Перелік регістрів журнальної форми

Номер		Найменування та призначення регістрів
Журнал	Відомість
1	2	3
Облік грошових коштів та грошових документів
1		Журнал 1 за кредитом рахунків 30, 31, 33
	1.1	Відомість за дебетом рахунку 30
	1.2	Відомість за дебетом рахунку 31
	1.3	Відомість за дебетом рахунку 33
Облік довгострокових та короткострокових позик
2		Журнал 2 за кредитом рахунків 50, 60
Облік розрахунків, довгострокових та поточних зобов’язань
3		Розділ I Журналу 3. Облік розрахунків за  товари, роботи, послуги, інших розрахунків і резерву сумнівних боргів (за кредитом рахунків 16, 34, 36, 37, 38, 51, 62, 63, 68)
		Розділ II Журналу 3. Облік розрахунків з бюджетом, облік довгострокових та поточних   зобов'язань (за кредитом рахунків 17, 52, 53, 54, 55, 61, 64, 67, 69)
	3.1	Відомість аналітичного обліку розрахунків з покупцями та замовниками
	3.2	Відомість аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами
	3.3	Відомість аналітичного обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками
	3.4	Відомість аналітичного обліку виданих та отриманих векселів
	3.5	Відомість аналітичного обліку розрахунків за іншими операціями
	3.6	Відомість аналітичного обліку розрахунків з бюджетом
Облік необоротних активів та фінансових інвестицій
4		Розділ I Журналу 4. Облік основних засобів інших необоротних матеріальних активів, нематеріальних активів та зносу |необоротних активів (за кредитом рахунків 10, 11, 12, 13, 19)
		Розділ II Журналу 4. Облік капітальних і фінансових інвестицій та інших необоротних активів (за кредитом рахунків 14, 15, 18, 35)
	4.1	Відомість аналітичного обліку капітальних інвестицій
	4.2	Відомість аналітичного обліку фінансових інвестицій
	4.3	Відомість аналітичного обліку нематеріальних активів
Облік витрат
5, 5А		Розділ I Журналів 5 і 5 А „За кредитом рахунків 90, 92, 93, 94, 95, 96, 97, 98, 99”
		Розділ II Журналів 5 і 5 А  „За кредитом рахунків з журналів 1, 2, 3, 4, 6”

Продовження таблиці 4.2.

1	2	3
		Розділ III Журналу 5 за кредитом рахунків 20, 22, 23, 24, 25, 26, 28, 39, 65, 66, 91
		Розділ III А Журналу 5 А за кредитом рахунків 20, 22, 23, 24, 25, 26, 28, 39, 65, 66, 80, 81, 82, 83, 84, 91
		Розділ III Б Журналу 5 А за кредитом рахунків 20, 22, 39, 65, 66
		Розділ IV Журналу 5 і Журналу 5 А Аналітичні дані до рахунка 28 «Товари»
	5.1	Відомість аналітичного обліку запасів
Облік доходів і результатів діяльності
6		Розділ І „За кредитом рахунків 70, 71, 72, 73, 74, 75, 76, 792
		Розділ II «Аналітичні дані про доходи»
Облік власного капіталу та забезпечення зобов’язань
7		Журнал 7 за кредитом рахунків 40, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48, 49
	7.1	Відомість аналітичних даних рахунку 42 «Додатковий капітал»
	7.2	Відомість аналітичних даних рахунку 44 «Нерозподілені прибутки (непокриті збитки)»
	7.3	Відомість аналітичних даних рахунку 47 «Забезпечення майбутніх витрат і платежів»
	8	Відомість позабалансового обліку
		Головна книга
		Реєстр депонованої заробітної плати
		Бухгалтерська довідка
		Аркуш-розшифровка

Таблиця 4.3 – Головна книга за рахунком 30 «Каса»

Місяць	Оборот по кредиту				Разом по дебету	Оборот по кредиту	Сальдо
	з кредиту рахунка №31 по журналу №1	з кредиту рахунка №372 по журналу №3	з кредиту рахунка №70 по журналу №6	з кредиту рахунка №64 по журналу №3			Дебет	Кредит
На 01.01.2006							4510
Січень	52000		10990	410	63400	63000	4110
Лютий	75500	2140	13770	690	92100	94500	1710
Березень	47950	1850	9550	730	60080	61350	440
...
Разом

З метою контролю правильності записів за синтетичними рахунками доцільно вести оборотну відомість, яка заповнюється по Головній книзі. По підсумку оборотної відомості за синтетичними рахунками мають бути три рівності:

- залишок на початок періоду за дебетом рахунків дорівнює залишку на початок періоду за кредитом рахунків – внаслідок рівності активу і пасиву;

- оборот за дебетом рахунків дорівнює обороту за кредитом рахунків – внаслідок подвійності запису;

- залишок на кінець періоду за дебетом рахунків дорівнює залишку на кінець періоду за кредитом рахунків – внаслідок перших двох рівностей.

Головну книгу можна складати у вигляді шахової відомості, в якій із журналів роблять запис за кредитом рахунків (по колонках) в дебет кореспондуючих рахунків (по рядках). Якщо в цю відомість ввести інформацію про залишки за рахунками, то оборотної відомості паралельно складати не потрібно. Головна книга у вигляді шахової оборотної відомості складається значно швидше і містить інформацію у більш доступному вигляді для користувача. Проте шахова оборотна відомість стає великою за форматом, якщо на підприємстві використовується багато синтетичних рахунків, на кожний з яких потрібно мати окрему колонку і рядок.

За даними Головної книги складають бухгалтерський баланс. Після складання балансу журнали здають до бухгалтерського архіву, де їх переплітають в окремі папки з дотриманням хронологічної послідовності.

Контрольні питання

1.     Які підприємства застосовують журнальну форму бухгалтерського обліку?

2.     Які основні регістри журнальної форми обліку , їх особливості?

3.     За якими рахунками складається Журнал № 1?

4.     За якими рахунками складається Журнал № 2?

5.     За якими рахунками складається Журнал № 3?

6.     За якими рахунками складається Журнал № 4?

7.     За якими рахунками складається Журнал № 5?

8.     За якими рахунками складається Журнал № 6?

9.     За якими рахунками складається Журнал № 7?

10. Який порядок ведення Головної книги?

11. Як перевіряється правильність записів при журнальній формі обліку