План:
1. Документи, як джерело первинної інформації.
2. Вимоги до змісту й оформлення документів.
3. Класифікація документів.
4. Організація документо- обороту.
1
Технологічно бухгалтерський облік, як процес розпочинається з виявлення, вимірювання і реєстрації фактів і подій з метою отримання інформації про господарські операції.
Суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями на підприємстві здійснюється за допомогою ДОКУМЕНТУВАННЯ.
Під ДОКУМЕНТОМ розуміють матеріальний носій, що його використовують у процесі спілкування, на якому за допомогою різних засобів і способів зафіксовано в доцільній для сприйняття формі, інформацію.
Спосіб оформлення господарських операцій документами називається ДОКУМЕНТАЦІЄЮ. Документація є важливим елементом методу бухгалтерського обліку, оскільки служить для первинного спостереження за господарськими операціями і обов"язковою умовою для відображення їх в обліку.
Порядок документального оформлення господарських операцій та вимогу щодо складання документів регламентують статтею 9 закону України про бух. облік і фінансову звітність України.
Документи мають важливе значення, як для бухгалтерського обліку, так і для організації та управління всією господарською діяльністю підприємства. тому що документи:
1. Головне і найбільш достовірне джерело економічної інформації.
2. Є першоджерелом додаткових даних необхідних для виявлення резервів подальшого підвищення ефективності діяльності.
3. Підтверджують факт здійснення господарських операцій.
4. Є основою для відображення господарських операцій в обліку.
5. Забезпечують точність та достовірність облікових даних, а також можливість їх контролю.
6. Використовують в якості доказів у суді при вирішенні суперечок між господарюючими суб"єктами.
7. Виступають засобом контролю за об"єктами господарської та фінансової діяльності за правильним та раціональним використанням об"єктів власності.
Залежно від значення господарській діяльності підприємств документи виконують різні функції:
а) Доказова
б) Інформаційна
в) Контрольна
г) Накопичення і зберігання даних.
2
Для реєстрації господарських операцій використовують різні за формою і змістом первинні бухгалтерські документи.
Первинні документи для надання їм сили й доказовості повинні мати обов"язкові РЕКВІЗИТИ( характеристики):
- назва документа(форми);
- дата і місце складання;
- назва підприємства від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господ. операцій, одиниця виміру господрських операцій;
- посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за здійснення господ. операцій і правильність її оформлення;
- особистий підпис та інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу. яка брала участь у здійсненні господ. операцій.
Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути віднесені додаткові реквізити:
- ідентифікаційний код підприємства;
-№ документ
- підстава для здійснення операцій
- дані про документ , що засвідчує особу одержувача.
У разі відсутності будь-якого реквізиту первинний документ втрачає свою доказову силу і не може бути підставою для здійснення записів у системі розрахунків бух. обліку. До оформлення первинних бухгалтерських документів ставлять такі вимоги:
- первинні документи треба складати в момент здійснення операцій або безпосередньо після її закінчення;
- документи складають на бланках типових форм затверджених Міністерством статистики України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними Міністерствами й відомством.
Документування може здійснюватися з використанням самостійно виготовлених бланків, але з неодмінним дотриманням усіх реквізитів, передбачених типовими формами - документи, створені засобами обчислювальної техніки на машинних носіях, застосовують у бух. обліку за умови надання їм юридичної сили й доказовості.
Документ, виготовлений машинним способом, повинен бути записаний на матеріальному носії, виготовлений і розміщений за вимогами відповідного стандарту і закодований згідно із затвердженою системою кодифікації. На вимогу інших учасників господарських операцій, право-охоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами, підприємство чи установа зобов"язані за власний рахунок зробити копії таких документів на паперових носіях:
- записи в первинних документах роблять темного кольору чорнилом, кульковою ручкою, друкарською машинкою чи принтером;
- вільні рядки в первинних документах прокреслюють
- у грошових документах (чеки, касові ордери, платіжні відомості, платіжні доручення) суми проставляють цифрами і прописом. Перше слово суми записують із великої літери;
- кожен первинний документ повинен містити дані про посаду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за його оформлення;
- деякі первинні документи(накладні, платіжні доручення, податкові накладні, рахунки) оформлюють у декількох екземплярах(через копірку)
- при складанні первинних документ. можуть бути допущені помилки. У банківських(платіжне доручення) і грошові(касові ордери)помилки не виправляють. Якщо в таких документах допущена помилка, їх анулюють, а замість них оформлюють нові. В інших первинних документах помилки можна виправляти - для упорядкування руху та забезпечення своєчасного отримання первинних бухгалтерських документів. Наказом керівника підприємства установи встановлюють графік ДОКУМЕНТООБІГУ, в якому вказують дати складання або одержання від іншого підприємства та установ документів, прийняття їх до обліку, передання для оброблювання та до архіву.
3.
Класифікація документів.
Для відображення господарських операцій використовують різні за формою і змістом документи. Тому бухгалтерські документи класифікують, тобто поділяють на групи за певними однорідними ознаками:
ДОКУМЕНТИ:
1.За призначенням:
-розпорядчі; виконавчі(виправдні); бухгалтерське оформлення; комбіновані.
2. За порядком складання:
-первинні;
-зведені.
3. За способом відображення:
- разові;
- накопичувальні.
4. За місцем складання:- зовнішні, внутрішні
За призначенням документи поділяються на: розпорядчі, виконавчі, бухгалтерське оформлення, комбіновані.
РОЗПОРЯДЧИМИ називаються документи, які містять розпорядження(наказ, завдання) на здійснення господарських операцій. До них належать:
- платіжні доручення банку на перерахування коштів, довіреності на отримання матеріальних цінностей, накази на надання відпусток тощо. Ці документи не підтверджують факт здійснення операцій, тому не можуть бути підставою для запису в облік.
ВИКОНАВЧИМИ(виправдними) називаються документи, які підтверджують факт здійснення господарських операцій. До них належать: квитанції, авансові звіти, прибуткові та видаткові ордери. Ці документи служать обґрунтуванням для облікових записів. вони є виправдними документами, що фіксують економічні та правові відносини.
ДОКУМЕНТИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОФОРМЛЕННЯ складаються працівниками бухгалтерії на підставі даних розпорядчих та виконавчих документів або даних поточного обліку. До таких документів належать: бухгалтерські довідки, журнали-відомості, розрахунки. Такі документи не відображають безпосередньо господарські операції, тому самостійного значення не мають і можуть використовуватися тільки з виправдними документами. КОМБІНОВАНИМИ називаються документи, які за своїм призначенням виконують функції 2-х і навіть3-х документів. До них належать: прибуткові та видаткові касові ордери; авансові звіти, платіжні доручення.
Документи за порядком складання поділяються на: ПЕРВИННІ і ЗВЕДЕНІ. Первинними називаються документи, які складають на момент здійснення господарські операції або відразу після її завершення. До них належать :ПРИБУТКОВІ та ВИДАТКОВІ касові ордери, накладні, квитанції, акти прийняття й вибуття основних засобів. ЗВЕДЕНИМИ називаються документи, які складають на підставі первинних документів шляхом групування й узагальнення їх показників. До них відносяться: авансові звіти, звіти касира, звіти матеріально відповідальних осіб.
За способом відображення господарські операції поділяються на: РАЗОВІ і НАКОПИЧУВАЛЬНІ. РАЗОВІ документи відображають одну господарську операцію. До них належать: акти, вимоги, касові ордери, накладні, чеки. НАКОПИЧУВАЛЬНІ документи використовують для багаторазового оформлення і реєстрації операцій протягом певного періоду(тижня, декади, місяця)До них належать: наряди та виконання робіт, відомості випуску готової продукції. За місцем складання документи поділяються на: ВНУТРІШНІ і ЗОВНІШНІ. ВНУТРІШНІ документи - це документи, які надходять від інших підприємств, організацій, тобто складаються за межами даного підприємства: рахунки постачальників, виписки банку.
Отже, наведена класифікація документів дає змогу правильно зрозуміти їх зміст, призначення і використання.
4.
Організація документо-обороту.
Документи, з моменту їх складання або одержання від інших підприємств до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях своєчасний і якісний облік забезпечується певним порядком організації складання й опрацювання документів, або документо-оборотом.
ДОКУМЕНТО-ОБОРОТОМ називається порядок і шляхи руху документів з моменту їх складання або надходження до моменту здачі в архів.
Організує документо-оборот на підприємстві головний бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації. Ця технологія визначає основні етапи проходження документів:
- складання первинних документів або реєстрація тих, що надійшли зі сторони,
- облікова обробка та реєстрація документів,
- передача документів до архіву.
Організаційно перелічені етапи документопотоку відображаються у спеціальному документі, який називається ПЛАН ДОКУМЕНТООБОРОТУ.
При надходженні документів до бухгалтерії проводять її перевірку:
а) За формою - формальна перевірка заповнення всіх реквізитів відповідності і стандарту і формі документа.
б) За змістом - змістовна перевірка правильності відображення господарської операції.
в)Арифметична - перевірка правильності проставлених цін і тарифів розрахованих сум і підсумків.
Перевірені бухгалтерією документи проходять облікову реєстрацію. Процес обробки в бухгалтерії прийнятих від виконавців бух. Документів включає 3 етапи: РОЗЦІНКА(таксування),ГРУПУВАННЯ,БУХ.ПРОВЕДЕННЯ(проводка).
РОЗЦІНКА(ТАКСУВАННЯ) документів полягає в проставленні у відповідних графах документа ціни і суми. Тобто переведення натуральних і трудових вимірників у грошовий. Здійснюється в самому документі шляхом множення показника на ціну.
ГРУПУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ полягає в об»єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи з метою підготовки зведених даних.
БУХГАЛТЕРСЬКЕ ПРОВЕДЕННЯ передбачає вказування у первинних або згрупованих документах (відомостях) бух. Проводки, яку в майбутньому буде відображено в регістрах бухгалтерського обліку.
Первинні документи, виконавши обліково-аналітичну функцію підлягають передачі в архів, розрізняють: ПОТОЧНИЙ і ПОСТІЙНИЙ архів. ПОТОЧНИЙ архів організовують безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки в поточному році часто . потреба звертатись до нього. ПОСТІЙНИЙ архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні й призначений для зберігання не тільки бух. Документів і звітів, а й справ інших підрозділів і служб підприємства.
Всі прийняті на зберігання справи реєструються в архівній книзі.
5.
ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ
Первинна документація не завжди може охопити всі господарські явища в момент їх здійснення(природні втрати, викликані усушкою, утрускою, використовування при зберіганні, транспортуванні, стихійні лиха, не відповідність фактичних даних обліку, через помилки, розкрадання, псування, зловживання тощо)
У зв»язку з цим виникає об»активна необхідність у такому способі, який би забезпечив можливість взяти на облік перелічені явища і процеси, цього досягають за допомогою ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ.
Інвентаризація є способом спостереження наступної реєстрації господарських операцій, що не охоплюються в момент їх звершення, який є підтвердженням правильності й достовірності бух. Обліку та звітності.
Інвентаризація проводиться шляхом перевірки наявності майна підприємства шляхом описування, перерахунку, зважування, вимірювання й оцінювання їх залишків і порівняння одержаних результатів з даними бух. Обліку. Це дає змогу встановити розходження між даними обліку і фактичною наявністю засобів , тобто надлишків або нестачі, оформляють відповідними документами і відображають в обліку.
Інвентаризації підлягають основні засоби, нематеріальні активи, товарно-матеріальні цінності, грошові кошти, документи та розрахунки.
Для проведення інвентаризаційної роботи на підприємствах за наказом керівника створюють постійно діючи інвентаризаційні комісії у складі керівників структурних підрозділів головного бухгалтера , матеріально відповідальних осіб. Очолює комісію керівник підприємства або його заступник.
У процесі інвентаризації визначають фактичну наявність об»єктів інвентаризації, дані про яку записують в інвентаризаційному описі, який підписують усі члени комісії. Дані інвентаризаційних описів порівнюють з даними бух. Обліку і складають порівняльні відомості
Є де визначають результати інвентаризації. Свої висновки і пропозиції щодо врегулювання інвентаризаційних різниць комісія оформлює протоколом і подає для затвердження керівнику підприємства. Затверджені результати інвентаризації відображають у бух. Обліку в тому місяці, в якому закінчено інвентаризацію.
Комментариев нет:
Отправить комментарий